Phép tắc công sở
Sống ở Hàn Quốc

Kinh doanh ở Hàn Quốc, tóm gọn

Mười tám điều mà khách công tác phương Tây và Đông Nam Á thường xuyên làm sai — cúi chào, trao danh thiếp, ai rót soju cho ai, khi nào thực sự nên mở quà, và cách từ chối một cách lịch sự.

🙏Chào hỏi & thứ bậc

Cúi chào trước, bắt tay sau

Lời chào trong kinh doanh Hàn Quốc bắt đầu bằng một cái cúi đầu ngắn, nhẹ (khoảng 15°). Nếu người cấp trên đưa tay ra, hãy bắt tay theo sau — thường dùng tay trái đỡ nhẹ cẳng tay phải.

Nên
  • + Cúi khoảng 15° từ eo với bất kỳ ai cấp trên bạn
  • + Dùng cả hai tay hoặc tay phải được tay trái đỡ khi bắt tay
  • + Cúi chào nhẹ lần nữa khi ra về
Không nên
  • − Bỏ qua cúi chào và bắt tay ngay
  • − Vỗ lưng hoặc vai ai đó khi gặp lần đầu
  • − Ôm — kể cả với người bạn đã làm việc cùng nhiều năm

Vì sao — Cúi chào thể hiện sự tôn trọng thứ bậc, điều cốt lõi trong giao tiếp kinh doanh Hàn Quốc.

Đọc vị không khí từ trên xuống

Người Hàn cấp cao nhất bước vào và được chào trước tiên. Chú ý xem ai phát biểu đầu tiên trong cuộc họp — đó mới là đối tác thực sự của bạn, bất kể chức danh trên danh thiếp.

Nên
  • + Chờ được giới thiệu
  • + Hướng câu trả lời đầu tiên của bạn tới người cấp cao nhất
Không nên
  • − Nói chuyện với đối tác cấp thấp hơn trước chỉ vì họ nói tiếng Anh tốt hơn

📇Danh thiếp

Trao danh thiếp bằng cả hai tay

Danh thiếp được xem như đại diện cho chính con người đó. Hãy trao danh thiếp của bạn bằng cả hai tay, mặt tiếng Hàn hoặc tiếng Anh hướng lên tùy vào ai cấp cao hơn.

Nên
  • + Giữ các góc bằng cả ngón cái/ngón trỏ của hai tay
  • + Hơi cúi đầu khi đưa ra
  • + Mang đủ số lượng — các cuộc họp thường cần 5–10 tấm
Không nên
  • − Ném qua bàn
  • − Nhét vào túi quần sau
  • − Viết lên danh thiếp của ai đó trước mặt họ

Nhận danh thiếp — đọc, đặt xuống, đừng cất ngay

Nhận danh thiếp bằng cả hai tay. Đọc nó. Đặt úp mặt lên trên bàn trước mặt bạn trong suốt cuộc họp. Cất ngay lập tức bị xem là thiếu tôn trọng.

Nên
  • + Dành chút thời gian để đọc
  • + Đặt lên bàn theo thứ tự chỗ ngồi
Không nên
  • − Cất vào túi mà không đọc
  • − Đặt cốc cà phê đè lên

🪑Trong cuộc họp

Ngồi ở đâu

Chỗ ngồi xa cửa nhất là chỗ của người cấp cao nhất. Hãy chờ được hướng dẫn — người chủ trì sẽ ra hiệu.

Nên
  • + Đứng cho đến khi được mời ngồi
  • + Ngồi ở vị trí thứ hai sau người cấp cao nhất bên phía bạn
Không nên
  • − Tự chọn ngồi ở đầu bàn

Trò chuyện xã giao trước, việc kinh doanh sau

Ngay cả các cuộc họp ngắn cũng bắt đầu bằng 5–10 phút làm quen: chuyến đi thế nào, thời tiết, đồ ăn ở Seoul. Đi thẳng vào tài liệu trình bày cho thấy bạn không coi trọng mối quan hệ.

Nên
  • + Khen một điều cụ thể về Hàn Quốc mà bạn thực sự thích
  • + Chuẩn bị sẵn một câu về chuyến đi của bạn
Không nên
  • − Mở đầu bằng "Chúng ta vào chương trình nghị sự luôn nhé"

Im lặng là đang suy nghĩ, không phải phản đối

Khoảng lặng dài sau một câu hỏi là bình thường. Hãy chờ. Lấp đầy khoảng lặng bằng cách nói thêm sẽ bị hiểu là đang lo lắng.

Nên
  • + Đếm đến bảy trước khi nhắc lại
Không nên
  • − Lặp lại ý vừa nói bằng từ khác để lấp khoảng trống

🍶Bữa tối công việc

Chờ người cấp cao nhất bắt đầu

Đừng cầm đũa lên cho đến khi người cấp cao nhất trên bàn làm vậy.

Nên
  • + Quan sát người chủ trì; làm theo họ
Không nên
  • − Với lấy món ăn kèm (banchan) trước khi người chủ trì ra hiệu

Rót rượu cho người khác, không bao giờ tự rót cho mình

Rót soju / bia / rượu vang cho người cấp cao nhất trước, dùng hai tay. Họ sẽ rót lại cho bạn.

Nên
  • + Rót bằng hai tay khi phục vụ người khác
  • + Cầm cốc bằng hai tay khi nhận rượu từ người cấp trên
Không nên
  • − Tự rót đầy ly mình — chờ được để ý

Giữ nhịp độ; bữa tối CHÍNH LÀ cuộc họp

Bữa tối công việc ở Hàn Quốc thường kéo dài 3 tiếng và nối tiếp sang quán bar vòng hai (이차). Uống nhiều là cách gắn kết nhưng từ chối hợp lý vẫn được chấp nhận.

Nên
  • + Nhấp từng ngụm thay vì uống cạn một hơi
  • + Bỏ qua một vòng một cách lịch sự: "운전해야 해서 (tôi cần lái xe)" hoặc đơn giản là "조금만 (chỉ một chút thôi)"
Không nên
  • − Rời đi trước khi người cấp cao nhất đứng dậy

🥂Quy tắc uống rượu

Quay mặt đi khi uống trước người lớn tuổi hơn

Khi uống cùng người cấp trên, hãy hơi quay đầu sang một bên (qua vai trái) cho ngụm đầu tiên.

Nên
  • + Hơi quay đầu ở ngụm đầu tiên
Không nên
  • − Uống trực diện với đối tác cấp trên

Cách từ chối một cách lịch sự

Từ chối thẳng thừng có thể khiến người khác cảm thấy bị chạm tự ái. Hãy trình bày đó là giới hạn cá nhân, không phải đánh giá về lời mời của họ.

Nên
  • + "감사합니다 — 오늘은 컨디션이 안 좋아서 한 잔만 (Cảm ơn — hôm nay tôi thấy không được khỏe lắm, chỉ một ly thôi)"
Không nên
  • − Giảng giải về văn hóa uống rượu

🎁Quà tặng

Mang một món quà nhỏ từ quê nhà

Một món quà khiêm tốn đại diện cho đất nước bạn (sô-cô-la, rượu đặc sản vùng miền, sổ tay có thương hiệu) sẽ được đánh giá cao khi gặp đối tác cấp cao.

Nên
  • + Gói đẹp; ngay cả cách gói đơn giản cũng thể hiện sự chu đáo
  • + Trao bằng hai tay
Không nên
  • − Mang bộ 4 món bất kỳ (4 = đồng âm với "chết")
  • − Tặng dao / kéo (ngụ ý cắt đứt mối quan hệ)

Quà được mở sau, không mở ngay tại bàn

Sẽ lịch sự hơn nếu để quà sang một bên và mở sau cuộc họp — cũng đừng mong họ mở quà của bạn ngay trước mặt bạn.

Nên
  • + Nhận bằng hai tay và nói "감사합니다"
Không nên
  • − Nài nỉ họ mở ngay bây giờ

👔Trang phục

Ăn mặc trang trọng hơn thường ngày một bậc

Trang phục kinh doanh Hàn Quốc khá bảo thủ — vest tối màu, áo sơ mi trắng, cà vạt kín đáo. Ngành công nghệ và startup thoải mái hơn một chút nhưng vẫn cần tối thiểu là business-casual.

Nên
  • + Vest tối màu + áo sơ mi trơn cho lần gặp đầu tiên
  • + Giày đánh bóng (không bắt buộc gót cao)
  • + Kính mắt lịch sự thì ổn
Không nên
  • − Mặc quần short / dép xỏ ngón vào bất kỳ tòa nhà văn phòng nào
  • − Xịt nước hoa nồng (văn phòng thường kín)

Sẵn sàng cởi giày

Các nhà hàng Hàn Quốc dùng cho bữa tối sau giờ làm thường có chỗ ngồi bệt trên sàn với lối vào phải cởi giày. Hãy đi giày dễ mang vào / cởi ra.

Nên
  • + Giày lười hoặc bốt khóa kéo > giày oxford buộc dây
  • + Chú ý tất của bạn — không bị thủng
Không nên
  • − Đi bốt cao đến gối buộc dây đến bữa tối với khách hàng

💬Liên lạc (Kakao, email)

KakaoTalk là kênh liên lạc công việc

Công việc thực tế ở Hàn Quốc vận hành qua KakaoTalk. Email dùng cho hồ sơ chính thức; chat dùng cho mọi thứ khác. Hãy luôn có thể liên lạc được.

Nên
  • + Chia sẻ ID KakaoTalk của bạn sớm
  • + Trả lời trong vài giờ vào ngày làm việc
Không nên
  • − Sắp xếp mọi thứ qua email
  • − Dùng LINE / WhatsApp và mong đợi hiệu quả tương đương

CC cho sếp

Email kinh doanh của Hàn Quốc gần như luôn CC cho người cấp trên. Bỏ sót người đó có thể bị hiểu là qua mặt.

Nên
  • + Luôn CC cho người cấp cao nhất trong đội của đối tác
  • + Dùng đầy đủ chức danh ("Giám đốc Park") trong tiêu đề email
Không nên
  • − Cắt người cấp trên ra khỏi luồng khi "trả lời tất cả"

Các địa điểm hội nghị lớn

COEX

Seoul · Gangnam

Triển lãm thương mại lớn, hội chợ B2B, K-Beauty Expo

KINTEX

Goyang

Triển lãm quốc tế quy mô lớn; sàn triển lãm 1+2

BEXCO

Busan · Haeundae

Hội chợ thương mại Busan, BIFF, G-Star (game)

DCC (Daejeon Convention)

Daejeon

Hội nghị khoa học / kỹ thuật

ICC Jeju

Jeju

Các cuộc họp cấp chính phủ và liên chính phủ

SETEC

Seoul · Yangjae

Hội chợ tiêu dùng B2C quy mô nhỏ hơn